Si tratta di una parola molto comune che si trova in tutti i dizionari. (Sansoni: detrarre, dedurre, defalcare; Langenscheid: detrarre, sottrarre, diffalcare, dedurre, bilanciare). In questo caso si tratta di mettere in conto le spese servendosi del modulo delle spese di viaggio. Dato che il dipendente, a cui le istruzioni si riferiscono non è un contabile, ma può essere una persona semplice, userei la traduzione "mettere in conto", che tutti capiscono ed eviterei termini come quelli citati sopra oppure altri come "computare" "compensare" ecc. L'importante è che il dipendente scriva la somma spesa nel posto giusto del formulario.